六安市协同办公系统使用管理办法(试行)

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2013年3月20日,六安市人民政府办公室以六政办秘〔2013〕27号印发《六安市协同办公系统使用管理办法(试行)》。该《办法》分总则、管理机构和人员、使用单位、使用人员、电子印章管理、数字证书管理、电子公文管理、电子信息管理、档案管理、安全保障、应急处理、附则12章48条,由六安市人民政府办公室负责解释,自发布之日起施行。
中文名
六安市协同办公系统使用管理办法(试行)
印发机关
六安市人民政府办公室
文    号
六政办秘〔2013〕27号
类    别
规范性文件
印发时间
2013年3月20日
施行时间
2013年3月20日

六安市协同办公系统使用管理办法(试行)通知

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六安市人民政府办公室关于印发六安市协同办公系统使用管理办法(试行)的通知
六政办秘〔2013〕27号
各县区人民政府,开发区、试验区、示范园区管委,市政府各部门、各直属机构,中央、省属有关单位:
  经市政府同意,现将《六安市协同办公系统使用管理办法(试行)》印发给你们,请结合实际,认真贯彻执行。[1] 
六安市人民政府办公室
  2013年3月20日

六安市协同办公系统使用管理办法(试行)管理办法

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六安市协同办公系统使用管理办法(试行)

六安市协同办公系统使用管理办法(试行)第一章 总 则

第一条 根据《中华人民共和国电子签名法》、国务院《关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》、《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)、《电子认证服务管理办法》、《党政机关公文格式》(国家标准GB/T 9704-2012)及省、市有关文件规定,为促进我市电子政务发展,加强六安市市协同办公系统(以下简称OA系统)管理,确保OA系统规范、安全、高效运行,制定本办法。
  第二条 自2013年3月26日起,OA系统开始试运行,试运行期间纸质办公与网上办公并行。2013年5月6日起正式运行,所有不涉密、非敏感的公文、信息和材料除印发少量纸质存档或对外使用外,均以电子公文、信息和材料的形式运行。涉密和敏感公文、信息和材料仍按纸质形式运行。
  第三条 OA系统正式运行后,OA系统中所签发的公文、信息和材料与纸质签发的公文、信息和材料具有同等效力。各使用单位的工作人员(以下简称使用人员)在网上进行的相关流程和公文、信息、材料中签署的意见、签名、日期等与手工签署的意见、签名、日期等具有同等效力。
  第四条 本办法适用于市政府所有收、发文单位(以下简称使用单位)及其使用人员。[1] 

六安市协同办公系统使用管理办法(试行)第二章 管理机构和人员

第五条 市政府办公室负责OA系统建设、应用与推广工作的统一组织和协调指挥。
  第六条 市电子政务办公室负责OA系统的技术审查、开发实施、升级改进及运行维护管理等工作,协同负责OA系统的建设、应用与推广工作。
  (一)负责制订OA系统工作规范和制度;
  (二)负责OA系统规划、设计、实施、完善,协调解决OA系统优化和升级;
  (三)负责OA系统日常管理和维护;
  (四)负责OA系统使用单位的注册、名称变更及注销;
  (五)负责OA系统使用单位系统管理员的注册及注销;
  (六)组织实施OA系统培训;
  (七)提供必要的技术支持;
  (八)征询各使用单位的意见和建议,研究、协调解决OA系统使用中出现的问题,并提出处理意见;
  (九)其他与OA系统相关的工作。
  第七条 各使用单位要明确1名领导分管OA系统工作,办公室或综合科室要具体负责本单位的OA系统运行管理;要确定1-2名系统管理员(专兼职)负责本单位的OA系统日常管理和维护,定期检查、维护接入OA系统的计算机网络,发现问题及时排除;无法排除的立即与市电子政务办公室联系,确保OA系统正常运行;不得乱设、私设OA系统的用户名。
  第八条 所有参与OA系统开发、管理、运行、维护的工作人员应具备良好的服务意识和相应的专业技术能力,深入了解OA系统的内容与功能;熟悉国家有关法律、法规和规章,尽职工作,不得随意更改、泄露、盗用他人信息。[1] 

六安市协同办公系统使用管理办法(试行)第三章 使用单位


  第九条 使用单位如需变更OA系统中有关资料,应向市电子政务办公室提出申请,并办理相关手续:
  (一)使用单位名称变更的,应办理名称变更手续,并由该单位书面提供新的分管领导和系统管理员名单;
  (二)使用单位被撤销的,应办理注销手续,即:在OA系统中删除该单位名称,注销该单位电子印章、数字证书和使用人员,并将OA系统中的相关文件按被撤销单位提出的处理办法进行处理;
  (三)使用单位合并的,合并后的使用单位名称如果沿用合并前其中一个使用单位名称的,则该名称作为合并后的使用单位名称在OA系统中保留,被合并的使用单位按本条第(二)项规定办理注销手续;合并后的使用单位如果使用新的单位名称,则向市电子政务办公室提出书面申请,申请应由上级主管部门签署意见。申请经市电子政务办公室审核后方可办理注册手续并取得OA系统电子印章、数字证书等。合并前在系统中使用的单位名称按本条第(二)项规定办理注销手续。
  第十条 各使用单位应按照OA系统的应用要求,结合本单位实际情况,配置使用OA系统所需的设备和工作环境。[1] 

六安市协同办公系统使用管理办法(试行)第四章 使用人员

第十一条从事OA系统运行、维护、管理的工作人员,必须政治可靠、责任心强,具备良好的服务意识和相应的专业技术能力,了解电子政务的内容,熟悉国家有关法律、法规和规章,尽职工作。
  第十二条各使用单位的系统管理员负责按规范设置好本单位组织、人员、工作流程、机关代字、拟稿封面、归档流程等网上办公环境;根据实际正确分配好使用人员的工作职责和权限。
  第十三条OA系统中的所有使用人员要自觉遵守本办法,按照自己的权限,认真完成自己在OA系统中所承担的工作。
  第十四条各使用人员要保管好密码,不得泄露给他人代办工作,同时,根据需要定期更换,由于密码泄露造成的一切后果由本人负责。OA系统中的使用人员数字证书和电子印章由本人妥善保管。若忘记密码应向本单位系统管理员提出申请,恢复初始密码,并及时修改密码。OA系统中多次输错密码后,用户名将被禁用,此时需要向系统管理员提出申请,重新启用用户名。
  第十五条未经本单位负责人同意,无关人员不得使用OA系统用户的数字证书登录。
  第十六条为保证电子公文、信息、材料的收发和工作流程办理的效率,使用人员在工作时间内要保持开机登录OA系统状态,确保及时动态处理公文、信息和材料等。[1] 

六安市协同办公系统使用管理办法(试行)第五章 电子印章管理

第十七条电子印章是在电子公文上盖章用的签名印章,对电子公文进行电子签章。
  第十八条电子印章的制作式样和标准,按国务院《关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》(国发〔1999〕25号)执行。
  第十九条各使用单位需要制作、变更或销毁本单位电子印章的,由本单位提出书面申请,经本单位负责人审核同意并签字后,由市电子政务办公室具体办理。
  第二十条销毁电子印章时,市政府办公室、市电子政务办公室和印章所属单位的相关人员必须同时在场。
  第二十一条各使用单位的电子印章管理等同于实物印章管理,必须指定专人保管和使用。
  第二十二条电子印章由于损坏、遗失等原因造成不能使用的,需要更换和补发;或因单位名称变更、注销、合并等原因而需要在OA系统中变更资料的,必须将旧电子印章交回市电子政务办公室处理,并按本办法第十九条、第二十条的规定办理。
  第二十三条各使用单位应按照国务院国发〔1999〕25号文件规定,参照本办法制定本单位电子印章的管理使用办法。[1] 

六安市协同办公系统使用管理办法(试行)第六章 数字证书管理

第二十四条数字证书用于在OA系统中的身份识别和信息加密。
  第二十五条各使用人员需要新办、变更或注销本人数字证书的,由本人提出书面申请,经本单位负责人审批签字后,提交至市电子政务办公室办理。
  第二十六条各使用人员妥善保管好本人数字证书,如数字证书出现故障、损坏、遗失时,立即与市电子政务办公室联系,及时处理。[1] 

六安市协同办公系统使用管理办法(试行)第七章 电子公文管理

第二十七条电子公文的发送与接收。使用单位要在OA系统中设置本单位收文员账号。各使用单位间的发文一律发送至使用单位收文员账号,收文员在正常工作时间里保持OA系统在线并及时接收公文。
  第二十八条电子公文的发送
  (一)在OA系统中运行的电子公文,其文种、格式、内容等的审核把关由发文单位负责。
  (二)公文若带有不便于进行电子化处理的附件(如:书籍、图纸等),暂按纸质公文处理的方式进行处理。同时,将公文正文以电子公文形式进行处理。
  (三)电子公文的发送由电子公文制作、电子公文盖章、电子公文发送三个必要环节组成,可由一个或多个工作人员负责。
  (四)在OA系统中完成发送电子公文操作的时间为电子公文的发送时间。
  第二十九条电子公文的接收
  (一)各使用单位及时接收电子公文。
  (二)接收电子公文时,必须认真核对,确认无误后方可进行打印或进入本单位收文流程,按收文流程进行登记,否则应予以退回。
  (三)打印后的电子公文等同于纸质公文复印件,参照纸质公文的管理办法处理。
  (四)在OA系统中首次打开电子公文的时间为电子公文的接收时间。
  (五)电子公文接收失败时,收文单位应及时向发文单位提出申请,说明原因,要求重发;如果是系统故障,及时向市电子政务办公室反映。[1] 

六安市协同办公系统使用管理办法(试行)第八章 电子信息管理

第三十条各使用单位发布电子信息,经过审批后可在相应的栏目里发布。
  第三十一条使用人员可以通过“信息管理”、“论坛”发布需要在多人之间共享交流的信息资料,发布单位及发布人对所发布信息负责。
  第三十二条发布人在发布信息时选择好可查看人员,防止出现滥发信息现象。
  第三十三条电子信息发布时应遵循如下原则:
  (一)若2人或少数几人之间沟通,可以使用内部邮件或RTX(即时沟通工具)。内部邮件添加的附件大小限制在20M以内。
  (二)具有长久使用价值、多人使用、可以共享的信息,可以通过“信息管理”发布。“信息管理”中发布的图片大小限制在500K以内。
  (三)发布的信息需要经过编辑排版,要求页面格式规范、美观、易于使用。
  (四)如果仅是文件传输,则直接使用RTX来传输,特别是大文件,不使用内部邮件传输。[1] 

六安市协同办公系统使用管理办法(试行)第九章 档案管理

第三十四条各使用单位定期把本单位形成的电子公文、信息和材料通过档案管理模块进行归档。
  第三十五条电子公文、信息和材料归档的范围、保管期限等参照国家关于纸质公文、信息和材料归档的相关规定执行,并应包括相应的背景信息和元数据。
  第三十六条电子公文、信息和材料归档,按照中华人民共和国国家标准《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002执行。
  第三十七条做好电子档案调阅的登记工作。
  第三十八条档案部门按年度对电子公文、信息和材料的保管、归档情况进行统计。
  第三十九条档案部门必要时提供电子公文、信息和材料档案管理的业务指导。[1] 

六安市协同办公系统使用管理办法(试行)第十章 安全保障

第四十条参与电子公文、信息和材料收发流程的人员对公文、信息和材料的保密性、正确性、完整性、安全性、发布范围负责,不得将涉密或带病毒公文、信息和材料录入系统。
  第四十一条使用单位加强计算机及网络安全保密知识教育,遵守保密纪律与保密规定,不得利用OA系统从事危害国家安全、泄露国家秘密等违法犯罪活动,不得复制和传播妨碍社会治安和淫秽色情等信息。
  第四十二条使用人员在使用过程中有以下情形,造成不良影响,导致OA系统损坏、数据丢失等后果的,将给予通报批评等处分,情节严重的,使用单位要配合公安机关开展相关调查和处理:
  (一)伪造公文,盗用他人账号处理公文、信息和材料的,利用OA系统滥发信息、邮件的;
  (二)不遵守本办法规定,影响公文、信息和材料的正常接收、处理、传输、归档导致OA系统不能正常运转的;
  (三)长期不使用OA系统、不按统一要求上传数据,对工作造成不良影响的;
  (四)违反保密规定,造成失密泄密的;
  (五)侦测、盗用他人账号和密码,嗅探网络配置、服务器配置和数据库信息的;
  (六)计算机未安装杀毒软件,不及时更新操作系统补丁,使用外来移动盘未检测病毒造成病毒传播的。
  第四十三条违反本办法规定,给国家、企事业单位或他人权益造成损失的,应当依法承担责任。[1] 

六安市协同办公系统使用管理办法(试行)第十一章 应急处理

第四十四条OA系统出现故障,引起电子公文、信息和材料无法在OA系统进行正常处理时,应及时通知市电子政务办公室,市电子政务办公室尽快组织有关单位查明原因,排除故障,并在1小时内作出响应。
  第四十五条2小时内仍未排除故障,造成系统不能正常运行时,由市电子政务办公室提出解决办法,同时报告市政府办公室,并以纸质书面的方式通知各使用单位,保障公文、信息和材料的处理工作正常进行。[1] 

六安市协同办公系统使用管理办法(试行)第十二章 附 则

第四十六条政府系统使用单位和使用人员违反本办法的,将予以通报批评并责令改正。
  第四十七条本办法由市政府办公室负责解释。
  第四十八条本办法自发布之日起施行。[1] 
参考资料
词条标签:
科技